教科書在庫管理（１）

こちらの学校でも、教科書は無償配布。というと日本と同じようなのですが違います。
学校単位で無償配布されるのです。学校が生徒に無料で貸与するという仕組みです。
そう、ここで

• 学校側は学期初めにどの教科書を何冊在庫として持っているか
• どの教科書が何冊支給されたのか
• どの教科書を何冊生徒に貸したのか
• 各学期終わりに、何冊の教科書が返却されたのか。未返却数はいくつか。
  摩耗し、使えなくなった教科書は何冊か。

など、教科書の在庫管理の必要性が出てくるわけです。
教育省が定める手順もあるのですが、すべて手書きです。

• 生徒別の集計表
  （どの生徒がどの教科書を持っているのかをクラス・出席番号順に記載）
• 教科書別の集計表
  （当該の教科書はどの生徒が持っているのかを教科書番号順に記載）

なんて、エクセルでデータベース作っておいて「並び替え」すれば一発なのに。
事の始まりは「教科書持ってない、盗まれた」などといって教科書を持ってこない生徒に業を煮やし、「お前ら、いっぺん数学教科書全部提出しろ！交通整理してやるっ」と数学の教科書を手元に集めたのがきっかけなんですがね。（過去のブログ記事参照ください）
１学年、１教科分の教科書なら一人で十分交通整理できたのですが、全学年全教科となると一筋縄ではいきません。というのも

• 生徒が実際に持っている（た）教科書の番号
• クラス担当教員が生徒に教科書を与えたときに控えた番号
• 教科書借用書[保護者・生徒・教員３者の署名入り]に書かれている教科書の番号

がてんでバラバラで一致するのが稀という状態だからです。
先ず、教科書借用書からデータベースをつくり、生徒から返却された教科書番号をチェック。
データベースにない教科書番号については、データベースと整合性を取りながらクラス担当者作成のリストをチェックしています。
過去の事例では、クラス担当の教員が各クラス毎にその役が割り振られていたのですが、教科書借用書に記載されている番号を上書、訂正、抹消と証拠書類としての正当性が保てていませんでした。そしてクラス毎のチェックしていたので、生徒同士クラスを超えて教科書の貸し借りをする（しかも貸主に返さないでまた貸しする）現状に対応できません。
教科書在庫管理の担当者は１人で数種の業務を兼任しているので在庫管理につきっきりというのは時間的にも無理。
そこに「数学の教科書が～～～」と騒いでいたのが私。鴨がネギ背負って飛んでいたわけです。狩られたわけです。
赴任先の学校の同僚に「エクセルを使うと業務がこんなに楽になるよ」という実証例を探していたのもあり、この教科書在庫管理を受けたのが一学期の終わり。
ここら辺は以前のブログにも書いたかな。
現在作業の真っ最中。

• 現時点での教科書在庫数を確定させる
• 本来なら教科書を無くした生徒に請求書を発行して弁償させるのですがこの状況では無理
• 来年は私が考えた在庫管理方法に従って厳格に在庫管理を行う

の３点の理解が得られるよう活動していくつもりです。
写真は、在庫整理をするうえで欠かせない書庫の掃除のときにでた不要物の一部。
最終的に写真の倍の一輪車２０台分くらいの不要物がでてきました。
用務員さんが泣いていました・・・・。